Documents importants qui permettent de ratifier les caractéristiques d’une collaboration, les contrats se doivent d’être gérés avec attention. Pour se garantir du respect des termes avancés par le partenaire, le suivi de chaque convention est en effet une obligation majeure pour les entreprises. À cet effet, l’adoption d’un outil de gestion regroupant l’ensemble des contrats est primordiale afin de faciliter le management. À l’origine d’une grande perte de temps, d’une mauvaise analyse de la performance du collaborateur et un accès limité aux informations essentielles, le processus de gestion manuel n’est en aucun cas pratique ! Zoom sur les critères à prendre en compte pour choisir le meilleur logiciel de management de contrat.
Déterminer les besoins des équipes
Lorsqu’il s’agit de la gestion des contrats, plusieurs équipes peuvent y être soumissionnées dont celle affectée aux achats, l’équipe juridique et le service financier. À cet effet, un audit profond en matière de gestion contractuelle est à entamer auprès des services concernés afin d’assurer qu’ils soient au centre de la démarche. Outre l’analyse des exigences individuelles tirées des retours d’expériences d’une gestion manuelle, les points suivants figurent généralement parmi les attentes les plus pertinentes :
- Gain de temps de gestion pour l’équipe juridique
- Maximiser le suivi des contrats à travers des données plus accessibles
- Optimiser la validation entre les différentes branches responsables des contrats
- Disposer d’un système centralisé pour que l’ensemble des parties de l’entreprise puisse avoir accès aux caractéristiques de chaque contrat
- Anticiper les risques et les coûts supplémentaires à travers la mise en exergue de tous les indicateurs importants (montants, délais…)
- Analyser la performance de chaque fournisseur plus aisément.
Pour s’assurer d’avoir une satisfaction réelle des attentes de chaque branche dans l’usage du nouvel outil, il est ainsi primordial d’avoir une idée précise des besoins.
Budget affecté pour un projet d’adoption de solution de gestion contractuelle
Contrairement aux idées reçues, le projet de mise en place d’un nouvel outil n’engendre pas uniquement des dépenses liées à son acquisition. Plusieurs autres frais doivent être pris en compte dans la budgétisation à savoir les ressources matérielles requises, le capital humain exigé pour une installation efficace et les pertes financières dues aux contrats litigieux. La considération de ces éléments vous permettra de définir le coût total du projet.
– Ressources matérielles indispensables : un logiciel de gestion de contrats ne peut être exploité sans les meilleurs matériels à disposition. En considérant le coût de chaque équipement, vous aurez le montant total affecté à toutes les ressources matérielles nécessaires.
– Chiffrer le coût de la masse salariale des différents prestataires qui mettront au point l’installation de la solution de gestion.
– Calculer les pertes financières issues des contrats à litige.
Fonctionnalités de l’outil
Dès lors toutes les évaluations et prospections requises réalisées, il sera par la suite requis de vérifier les fonctionnalités intégrées à un outil pour assurer sa performance ainsi que sa praticité. Voici les fonctions jugées comme indispensable d’une bonne solution de gestion contractuelle :
– Une plateforme facile à comprendre avec la mise en avant de tous les données concernant chaque contrat (nature, nom du collaborateur, échéance, délai, coût…).
– Processus établi pour la création, modification et réutilisation de contrat.
– Système permettant à l’ensemble des services de vérifier et modifier les caractéristiques de chaque convention.
– Fonctions permettant la gestion et le suivi du respect des obligations des deux entités.
– Indicateurs de performance.
