Quel est le fonctionnement du procure-to-pay ?

Le cycle Procure-to-Pay (P2P), souvent traduit par « de l’approvisionnement au paiement », est un processus fondamental qui englobe l’ensemble du flux des achats au sein d’une organisation, depuis l’identification d’un besoin jusqu’au règlement final au fournisseur. Ce processus vise à intégrer et à rationaliser les fonctions traditionnellement distinctes des achats (ou Procurement) et de la comptabilité fournisseurs (Accounts Payable), garantissant ainsi une efficacité, un contrôle et une transparence accrus des dépenses.

Les étapes fondamentales du cycle Procure-to-Pay

Le Procure-To-Pay (P2P) est une chaîne bien définie qui relie les besoins opérationnels de l’entreprise à son dénouement financier. Bien que la mise en œuvre puisse varier selon la structure et la taille de l’organisation, il se décompose généralement en quatre phases principales.

• Lire ici la définition du Procure-To-Pay (P2P).

Phase 1 : Identification du besoin et demande d’achat

Tout commence par l’expression d’un besoin au sein de l’entreprise, qu’il s’agisse de matières premières, de services, ou de fournitures.

1.1. L’expression du besoin

Un collaborateur ou un service identifie la nécessité d’acquérir un bien ou un service. Cette étape peut être déclenchée par un niveau de stock bas, un besoin lié à un nouveau projet, ou des exigences opérationnelles courantes.

1.2. La demande d’achat (Purchase Requisition – PR)

Le besoin est formalisé dans une demande d’achat (DA). Ce document interne précise la nature de l’article ou du service, la quantité requise, la date de livraison souhaitée, et est associé à un budget spécifique. Le passage à un système P2P automatisé permet souvent aux employés de consulter des catalogues internes ou de sélectionner des fournisseurs référencés, garantissant la conformité dès le début du processus.

1.3. L’approbation de la demande

La demande d’achat est soumise à un workflow d’approbation. Ce circuit de validation, souvent hiérarchique et basé sur des seuils budgétaires prédéfinis, est crucial pour assurer le contrôle des dépenses avant qu’elles ne soient engagées. Seule une fois l’approbation obtenue, l’étape suivante peut être lancée.

Phase 2 : Le sourcing et la commande

Une fois que la demande est approuvée, l’équipe d’achat prend le relais pour sélectionner le fournisseur et formaliser l’engagement.

2.1. Sélection et contractualisation du fournisseur

L’équipe d’achat identifie le fournisseur le plus approprié. Dans le cas d’achats ponctuels ou non contractuels, une recherche de devis et une négociation peuvent être nécessaires. Pour les biens ou services réguliers, le fournisseur est sélectionné à partir d’une base de données de partenaires référencés, assurant ainsi le respect des contrats et des conditions tarifaires négociées en amont. Cette gestion des fournisseurs est une composante essentielle de la phase Source-to-Pay (S2P), englobant le P2P.

2.2. Émission du bon de commande (Purchase Order – PO)

Le Bon de Commande (BdC) est le document formel qui officialise l’achat et établit un contrat légal entre l’entreprise et le fournisseur. Il reprend les informations clés de la demande approuvée : quantité, prix unitaire, conditions de paiement, et modalités de livraison. L’émission électronique et son envoi via une plateforme P2P ou un système EDI (Échange de Données Informatisé) est aujourd’hui la norme.

Phase 3 : Réception et rapprochement

Cette phase critique assure que ce qui a été commandé est bien ce qui a été livré, et prépare le terrain pour le paiement.

3.1. Réception des biens ou services

À la livraison, le service réception vérifie la conformité de la marchandise ou du service par rapport aux spécifications du Bon de Commande. Un document interne appelé Bon de Réception est généré et enregistré dans le système, attestant que la commande a été honorée, en tout ou en partie.

3.2. Rapprochement des documents (Three-Way Match)

Le rapprochement ou Three-Way Match est le pilier du contrôle financier du P2P. Il consiste à comparer trois documents clés pour valider la transaction :

1. Le Bon de Commande (PO) : Ce que l’on a commandé.
2. Le Bon de Réception (GR) : Ce que l’on a reçu.
3. La Facture du Fournisseur (Invoice) : Ce que le fournisseur demande à être payé.

L’automatisation est particulièrement puissante à ce stade. Si les trois documents correspondent (prix, quantité, termes), le système valide automatiquement la facture. En cas d’écart, la facture est mise en attente et transmise pour examen manuel (gestion des exceptions).

Phase 4 : Gestion de la facturation et paiement

La dernière étape est le règlement de la transaction.

4.1. Approbation de la facture et comptabilisation

Une fois le rapprochement validé, la facture est officiellement approuvée pour le paiement. Elle est ensuite intégrée dans le système comptable (ERP) de l’entreprise, en vue du règlement. L’automatisation permet une imputation comptable rapide et sans erreur.

4.2. Règlement au fournisseur

Le service de la comptabilité fournisseurs déclenche le paiement dans le respect des délais de paiement négociés (échéance) et des conditions contractuelles. Le processus se termine par l’envoi du paiement au fournisseur et l’archivage sécurisé de tous les documents associés à la transaction.

L’impact de l’automatisation sur le Procure-to-Pay

Dans la plupart des grandes entreprises, le processus P2P est entièrement ou partiellement automatisé et digitalisé grâce à des solutions logicielles dédiées.

Une efficacité opérationnelle décuplée

L’automatisation du P2P transforme les flux manuels chronophages, comme la saisie des factures ou les relances pour approbation.

• Réduction des coûts de traitement : L’élimination des processus papier et de la saisie manuelle diminue significativement les coûts de personnel et de traitement.
• Accélération des cycles : Les délais entre la demande initiale et le paiement sont raccourcis, permettant de respecter les délais de paiement fournisseurs et, potentiellement, de bénéficier de remises pour paiement anticipé.
• Diminution des erreurs : L’automatisation du rapprochement (Three-Way Match) réduit drastiquement les risques d’erreurs humaines, de paiements en double ou de factures incorrectes.

Un contrôle et une visibilité financière renforcés

L’adoption d’un système P2P digitalisé offre une visibilité totale sur l’ensemble du cycle d’achat, de l’engagement initial à la dépense finale.

• Contrôle accru des dépenses : Toutes les dépenses sont suivies en temps réel et alignées sur le budget. Cela permet de lutter contre les « achats sauvages » (hors contrat), qui sont souvent plus coûteux.
• Meilleure gestion de la trésorerie : En ayant une vue précise sur les engagements de dépenses futurs et les échéances de paiement, la Direction Financière peut mieux anticiper les mouvements de trésorerie.
• Sécurité et Conformité : Les workflows d’approbation et le contrôle des fournisseurs limitent les risques de fraude (fausses factures, fraude au virement) et assurent la conformité avec les politiques d’achat internes et les réglementations en vigueur.

Le Procure-to-Pay n’est donc pas une simple procédure administrative, mais un levier stratégique essentiel pour la performance et la bonne gestion financière d’une entreprise. Son optimisation, notamment par la digitalisation, est la clé pour transformer les fonctions Achats et Finance en véritables centres de profit et de contrôle.